Comment choisir le bon logiciel de restaurant pour votre petit ou moyen restaurant
Un logiciel de restaurant peut vous faciliter la vie. Cela peut aussi créer un désordre.
Un système POS, une application de commande en ligne, un outil de planification et une plateforme d’inventaire peuvent tous fonctionner bien à eux seuls. Mais s’ils ne partagent pas de données – ou si les commandes ne parviennent pas à la bonne imprimante – votre personnel devient l’intégration.
La bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin de comparer chaque plate-forme de restaurant aux États-Unis. Ce guide vous guidera à travers eux, vous montrera les erreurs à éviter et vous aidera à tester le flux de travail complet de commande à impression avant de signer un contrat.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de restaurant?
Le logiciel de gestion des restaurants est le groupe d'outils numériques utilisés pour prendre des commandes, accepter des paiements, gérer des menus, planifier des employés, suivre l'inventaire, communiquer avec les invités et évaluer la performance de l'entreprise. La plupart des plateformes sont basées sur le cloud et vendues via des abonnements mensuels ou annuels.
Cela semble beaucoup parce que c'est le cas, mais la plupart des petits restaurants n'ont pas besoin de toutes les catégories.
Est-ce que chaque restaurant a besoin d'une pile full tech?
- Non, non.
Un café de quartier peut avoir besoin d'un point de vente, de traitement des paiements, de rapports de base et d'une imprimante de reçus. Une pizzeria à forte livraison peut se soucier davantage de la synchronisation des menus, de l'agrégation des commandes et de l'impression automatique des billets. Un restaurant à service complet peut avoir besoin de gestion de table et d'acheminement séparé pour la cuisine, le bar et la station de dessert.
Votre type de restaurant doit décider ce qui vient en premier :
Type de restaurant | Commencez par |
Café, boulangerie ou petit comptoir | POS, paiements, reporting de base, impression de reçus |
Restaurant à service rapide | Entrée rapide des commandes, modificateurs, routage de cuisine, commande en ligne |
Restaurant à service complet | Tableaux, répartition des chèques, réservations, routage des stations, autorisations du personnel |
Restaurant à emporter ou livraison | Synchronisation des menus, agrégation des livraisons, impression automatique des commandes |
Food truck ou pop-up | Tablette ou mobile POS, matériel compact, options sans fil |
Groupe de restaurants en croissance | Menus centraux, rapports multi-emplacements, inventaire, outils de main-d'œuvre |
Si la livraison est une partie importante de votre entreprise, commencez par vérifier comment la plateforme reçoit et imprime les commandes du marché. Le guide de HPRT sur les imprimantes de reçus Uber Eats explique les questions de base à poser sur la connexion et l'impression.
Vérification rapide : combien de systèmes votre équipe touche-t-elle entre le moment où une commande arrive et le moment où la nourriture quitte la cuisine ? Chaque livraison manuelle est un lieu où une commande peut être retardée ou manquée. |
Les cinq décisions qui comptent le plus
1. Résolvez d’abord votre plus gros problème
Ne commencez pas par une liste de marques de logiciels. Commencez par la partie du changement qui cause le plus de problèmes.
Quelles sont les pauses pendant vos 30 minutes les plus occupées ?
Que se passe-t-il ? | Qu'évaluer d'abord |
Checkout est trop lent | Restaurant POS et flux de paiement |
Les commandes en ligne sont passées à la main | Commande en ligne ou agrégation de commandes |
Les billets vont à la mauvaise gare | Routage de cuisine et règles d'imprimante |
Le coût des aliments est incertain | Inventaire, achats et recettes |
Les gestionnaires passent des heures sur les horaires | Planification de la main-d'œuvre |
Les réservations et les listes d'attente sont désordonnées | Gestion des invités et des tables |
Les clients reviennent rarement | Fidélité et engagement client |
Si vous ne pouvez pas décrire le problème en une phrase, vous n'êtes pas prêt à acheter le logiciel. Une démonstration de produit peut rendre chaque fonctionnalité utile. Un problème clair vous aide à voir quelles fonctionnalités comptent réellement.
2. Acheter la pile minimale dont vous avez besoin
La plupart des petits restaurants ont besoin d'un noyau simple: POS et paiements, gestion des commandes, reporting de base et un moyen fiable d'imprimer des reçus ou des billets de cuisine.
Ajoutez un autre outil seulement quand il résout un vrai problème. Par exemple :
· Ajoutez la commande en ligne lorsque les clients ont besoin d'un canal de livraison ou de prise à emporter direct.
· Ajouter l'agrégation de livraison lorsque le personnel copie des commandes à partir de plusieurs tablettes.
Ajouter un logiciel d'inventaire lorsque les décisions relatives aux coûts alimentaires sont basées sur des devinations.
· Ajouter un logiciel de planification lorsque la planification des postes et les heures supplémentaires sont difficiles à contrôler.
Ajouter un logiciel de fidélisation lorsque les visites répétées sont une priorité de croissance claire.
Si votre système d'inventaire ou de cuisine produit également des étiquettes de date, de rotation ou d'ingrédients, incluez ce flux de travail dans l'essai. Le guide d'étiquetage de la préparation des aliments de HPRT montre les types d'informations dont les équipes de restaurants ont généralement besoin sur ces étiquettes.
La carte ci-dessous regroupe les plateformes logicielles de restaurant représentatives américaines par fonction. Utilisez-le pour comprendre le marché, pas comme une liste d'achat.
Le paysage logiciel des restaurants américains. Plateformes représentatives uniquement; L'inclusion ne constitue pas une approbation ou une confirmation de la compatibilité HPRT.
3. Décider entre une plateforme et des outils séparés
Une plateforme tout-en-un est généralement plus facile à mettre en place. Des outils séparés peuvent vous donner des fonctionnalités plus profondes. Aucune option n'est automatiquement meilleure.
Choisissez une plateforme tout-en-un lorsque vous voulez moins de fournisseurs, un contact de support et un flux de travail standard. Surveillez le verrouillage du paiement, le matériel requis et les modules supplémentaires qui augmentent le prix.
Choisissez des outils séparés lorsque vous disposez déjà d'un point de vente fiable ou que vous avez besoin d'une fonction avancée de réservation, d'inventaire, de planification ou de marketing. Surveillez les données en double, les abonnements supplémentaires et la responsabilité du support incertaine.
Demandez au fournisseur : Quelles fonctionnalités sont intégrées à votre plateforme et quelles dépendent d’une intégration tierce ou d’un abonnement séparé ? |
4. Ajoutez le coût réel
Le prix mensuel de départ n'est pas le nombre qui compte. Le nombre réel est le coût du système pendant un mois normal dans votre restaurant.
Inclure :
· Abonnement de base et frais par emplacement
· Frais par terminal ou par utilisateur
· Frais de traitement des paiements
· Frais de commande en ligne ou par commande
· Livraison, comptabilité, fidélisation et autres intégrations
· Achat ou location de matériel
· Installation, configuration de menu, formation et migration de données
· Support premium et frais d'annulation
Ensuite, demandez-vous ce qui arrive au prix lorsque vous ajoutez un registre supplémentaire, un autre canal de commande ou un deuxième emplacement. Un système qui semble abordable aujourd'hui peut devenir cher à mesure que le restaurant grandit.
5. Assurez-vous que chaque commande atteint le bon endroit
C’est là que le choix du logiciel devient une décision matérielle.
Une démonstration en douceur sur un ordinateur portable ne prouve pas qu'une commande de dîner atteindra l'imprimante grill, que la boisson atteindra le bar et que le reçu du client sera imprimé au comptoir avant. Testez chaque station séparément.
Au comptoir avant
Recherchez un chargement rapide du papier, une connectivité stable, des reçus lisibles de 80 mm et une vitesse suffisante pour la caisse de pointe. La HPRT TP80N-H est un exemple d'imprimante de réception thermique directe compacte avec connectivité USB et Ethernet. Il doit toujours être testé avec l'application POS exacte, le système d'exploitation et le pilote que vous prévoyez d'utiliser.
Besoin d'une liste de contrôle matérielle plus large? Voir le guide d'achat d'imprimantes de reçus de HPRT pour les entreprises de détail et de restauration.
Avec une tablette ou un POS mobile
Vérifiez si le POS nécessite Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet ou une imprimante approuvée par le fournisseur. Le HPRT TP808 fournit des interfaces USB, série et Ethernet standard avec Bluetooth et Wi-Fi en option, ainsi que des pilotes et des SDK pour plusieurs environnements d'exploitation. Ces options sont utiles pour l'évaluation, mais elles ne remplacent pas les tests de compatibilité spécifiques à la plateforme.
Dans la cuisine
Les billets de cuisine doivent être difficiles à manquer et faciles à parcourir. Si les entrées, les boissons et les desserts vont à différentes stations, confirmez que le POS prend en charge l'impression de commandes de cuisine séparée avant d'acheter des imprimantes supplémentaires.
Un modèle dédié comme l'imprimante de cuisine HPRT KP806C ajoute des fonctionnalités conçues pour les environnements bruyants et exigeants, y compris les alertes de commande, la détection de la prise de papier, la réimpression d'erreur et le montage mural. La question clé reste la même : le logiciel que vous avez choisi prend-il en charge le modèle exact et la configuration de routage ?
Pour les commandes en ligne et de livraison
Demandez si les commandes sont imprimées automatiquement ou si un employé doit les accepter et les saisir à nouveau. Si la plateforme prend en charge l'impression en nuage, découvrez comment le travail d'impression se déplace du système de commande au restaurant et ce qui se passe lorsque la connexion Internet échoue. L'aperçu d'HPRT des applications d'imprimantes POS cloud dans le service alimentaire explique où ce type de flux de travail peut aider.
Avant d'acheter: Demandez au fournisseur de logiciels ou à l'intégrateur de confirmer par écrit le modèle exact de l'imprimante. USB, Ethernet, Bluetooth ou Wi-Fi décrit la connexion. Il ne garantit pas la compatibilité au niveau de l'application. |
Les pires erreurs de logiciel de restaurant à éviter
1. Acheter des fonctionnalités que vous n'avez pas le temps d'utiliser
Une longue liste de fonctionnalités peut sembler une meilleure valeur. Mais les modules inutilisés ajoutent toujours des paramètres de coût, de formation et de menu.
Comment l'éviter: Choisissez la configuration la plus petite qui corrige le problème actuel. Ajoutez un autre module lorsque vous pouvez expliquer qui l'utilisera et quel résultat vous attendez. |
2. Croire « s’intègre avec » signifie « inclus »
Une intégration peut nécessiter un autre abonnement, des frais de mise en œuvre ou un compte tiers. Il peut également déplacer seulement une partie des données que vous attendez.
Comment l’éviter : Demandez au vendeur de montrer l’intégration en direct et d’énumérer par écrit tous les frais, comptes et limitations supplémentaires. |
3. Choix du logiciel avant de vérifier le support de l'imprimante
Les restaurants choisissent souvent d'abord un point de vente et supposent que leur imprimante existante fonctionnera. Cette hypothèse peut conduire à un matériel de remplacement ou à la gestion manuelle des commandes.
Comment l'éviter: Vérifiez la liste des périphériques pris en charge avant de signer. Ensuite, testez l'impression de reçus, l'acheminement de cuisine, les réimpressions, la récupération de papier et les commandes en ligne avec le matériel exact. |
4. Ignorer ce qui se passe lorsque le réseau échoue
Les systèmes cloud sont pratiques jusqu'à ce que la connexion se retire pendant le déjeuner.
Comment l’éviter : demandez quelles tâches fonctionnent encore hors ligne, si les paiements peuvent continuer, si l’impression locale de la cuisine continue et comment les commandes se synchronisent après le retour de la connexion. |
5. Laisser seul le propriétaire tester le système
Le propriétaire voit les rapports. Le caissier voit la mise en page du bouton. La cuisine voit la clarté des billets. Ils ne testent pas le même produit.
Comment l'éviter: incluez un caissier, un serveur, un employé de cuisine et un gestionnaire dans l'essai. Une étape confuse répétée des centaines de fois aura plus d’importance qu’une fonctionnalité de tableau de bord utilisée une fois par mois. |
Comment tester un logiciel de restaurant avant d'acheter
Ne testez pas uniquement pendant une présentation de vente. Testez le flux de travail que votre équipe utilisera vendredi soir.
Créer :
· Un dîner-en-ordre avec des modifieurs et des notes allergiques
· Une commande à emporter et une commande en ligne arrivant en même temps
· Un paiement divisé, réduction, nullité et remboursement
· Articles acheminés vers des stations de cuisine ou de bar séparées
· Un reçu et un billet de cuisine réimprimé
· Une erreur de papier ou de couverture ouverte
· Interruption et récupération du réseau
Un nouveau compte d'employé avec des autorisations limitées
· Rapport de fin de journée et exportation de données
Regardez combien d'étapes chaque tâche prend. Écoutez les questions que pose votre personnel. Vérifiez si le billet est facile à lire depuis une station de préparation occupée. Plus important encore, découvrez qui prend la responsabilité lorsque le logiciel et l'imprimante cessent de communiquer.
Commencez avec cette liste de contrôle de logiciel de restaurant
Le système résout un problème clairement défini.
· Il convient à votre modèle de service et à vos canaux de commande.
Votre personnel peut apprendre le flux de travail de base.
· Les intégrations requises sont disponibles et tarifées.
· Les conditions de traitement des paiements sont claires.
Vos données peuvent être exportées.
Le comportement hors ligne a été testé.
Le coût mensuel complet est documenté.
Les conditions contractuelles et d’annulation sont comprises.
· Le support de la réception et de l'imprimante de cuisine est confirmé.
· Le flux de travail complet de commande à impression a été testé.
· Le support est disponible pendant vos heures de fonctionnement.
Choisissez un logiciel qui facilite le changement
Le meilleur logiciel de restaurant n'est pas le système avec le plus de modules. C'est le système que votre équipe peut utiliser de manière fiable, que votre restaurant peut se permettre et que votre flux de commandes peut supporter.
Commencez par le problème qui blesse le plus le changement. Achetez la pile minimale nécessaire pour la réparer. Ajoutez le coût réel. Ensuite, testez le logiciel, le point de vente, le réseau et les imprimantes en un seul flux de travail.
Si le système crée plus d'étapes manuelles qu'il ne les supprime, ce n'est probablement pas le bon système.
Pour une comparaison de matériel station par station, consultez le guide d'imprimante restaurant POS de HPRT.
FAQ sur les logiciels de restaurant
Quel est le meilleur logiciel de restaurant pour un petit restaurant?
Il n’y a pas de plateforme unique pour chaque restaurant. Un café peut privilégier le paiement rapide et l'impression simple de reçus. Un restaurant de livraison peut avoir besoin de synchronisation des menus, d'agrégation des commandes et de billets de cuisine automatiques. Choisissez d'abord le flux de travail, puis comparez les plateformes.
Un petit restaurant devrait-il choisir un système tout-en-un?
Il peut être plus facile à déployer et à prendre en charge, surtout sans personnel informatique. Vérifiez les conditions de paiement, les exigences matérielles, l'exportation de données et le coût des modules supplémentaires avant de vous engager auprès d'un fournisseur.
Une imprimante de reçus thermiques peut-elle fonctionner avec un logiciel de restaurant?
Non. La compatibilité peut dépendre du modèle exact, du système d'exploitation, de l'interface, du pilote, de la langue de commande, du firmware et de la liste des périphériques approuvés par le fournisseur du logiciel.
Que dois-je tester lors d'une démonstration de logiciel de restaurant?
Testez une commande complète avec les modificateurs, le paiement, le routage de cuisine, l'impression, les remboursements, l'interruption du réseau et les rapports de fin de journée. Incluez le personnel de la maison, le personnel de la cuisine et un gestionnaire.
