RFID pour le suivi des fichiers et la gestion des documents

Avec le nombre croissant de documents générés et stockés dans le monde des affaires d'aujourd'hui, un suivi efficace et précis des fichiers est devenu un problème crucial. Ces documents sont importants et ont une valeur juridique, financière ou historique importante, comme les contrats d'entreprise et les lettres patentes. Ils peuvent contenir des informations sensibles telles que des informations personnellement identifiables et des secrets commerciaux.

Les hôpitaux, les banques, les compagnies d'assurance, les agences gouvernementales et d'autres organisations s'appuient traditionnellement sur l'archivage manuel et la numérisation des codes à barres pour le suivi et la gestion des documents, qui prennent du temps, sont sujettes aux erreurs et sont difficiles à mettre à l'échelle. Maintenant, le système de suivi de fichiers RFID offre une solution puissante à ces défis, en utilisant la technologie d'identification par radiofréquence pour suivre et gérer les documents en temps réel, améliorant considérablement la productivité.

Avantages du système de suivi de fichiers RFID

Contrairement au balayage de codes à barres qui nécessite une ligne de visée claire, la technologie sans contact de la RFID permet une lecture rapide des étiquettes, même dans les zones difficiles sur le plan visuel ou environnemental. Cet avantage s'étend également à l'identification par lots, ce qui permet de suivre plusieurs projets simultanément et efficacement sans avoir à les numériser individuellement.

Parmi les différentes options de fréquence RFID, la RFID ultra haute fréquence (UHF) brille par ses avantages uniques. L'UHF présente plusieurs avantages par rapport aux systèmes haute ou basse fréquence:

1.Lecture / écriture rapide: l'échange d'informations entre l'étiquette et le lecteur est rapide, par exemple, un lecteur RFID HPRT rf2 peut lire jusqu'à 200 étiquettes par seconde.

2.Longue plage de lecture: positionner les éléments marqués à distance pour plus d'efficacité.

3.Stockage de données à grande échelle: stocke plus de détails sur chaque élément sur la balise elle - même.

Comparé à d'autres systèmes et méthodes de gestion, la technologie RFID permet un inventaire automatique rapide à grande échelle, un positionnement précis en temps réel et une gestion efficace de l'information, ce qui améliore considérablement l'efficacité et la précision de la gestion des archives.

Qui a besoin d'un système de suivi de fichiers RFID?

Les environnements de transaction à volume élevé tels que les banques, les hôpitaux et les agences gouvernementales trouvent les systèmes de suivi RFID efficaces et, en outre, ces systèmes excellent dans la gestion des documents qui passent par plusieurs étapes de traitement.

En outre, pour les entités telles que les sociétés juridiques et les agences de sécurité où la confidentialité des informations est essentielle, les puissantes fonctionnalités de sécurité de la RFID en font un outil indispensable.

Comment fonctionne le système de suivi de fichiers RFID

Le système de suivi de fichiers RFID suit l'emplacement des documents en utilisant des étiquettes RFID.

1. Marquer les fichiers

Dans la phase initiale, l'imprimante RFID est utilisée pour imprimer des étiquettes RFID UHF par lots et les encoder avec des informations, qui sont ensuite collées sur des documents d'archives, généralement des pochettes ou des boîtes de documents.

2. Lier le fichier à l'emplacement

Par la suite, le terminal RFID portatif scanne les étiquettes RFID UHF sur les fichiers prêts à monter sur les étagères, puis scanne les étiquettes d'emplacement des étagères, relie les fichiers à leur emplacement de stockage et les enregistre dans un système logiciel de suivi de fichiers.

3. Récupérer des fichiers

Lorsqu'un document spécifique doit être localisé, un lecteur RFID peut être utilisé pour interroger et vérifier ses détails, fournissant rapidement les étagères et les emplacements exacts, rendant la recherche rapide et efficace.

Étant donné que les documents et les fichiers sont généralement fabriqués à partir de papier ou d'autres matériaux fragiles qui peuvent facilement être endommagés, l'utilisation de la technologie RFID peut éviter le temps considérable normalement consacré à la recherche dans les fichiers et réduire le risque de corruption.

En plus de la récupération de documents, le système de suivi de fichiers RFID facilite la gestion numérique des tâches telles que l'inventaire des fichiers RFID dans les archives RFID, l'emprunt, le retour et la vérification des stocks.

Matériel RFID dans le système de suivi de fichiers

Un système de suivi de fichiers RFID comprend généralement une étiquette RFID, un lecteur RFID, une imprimante RFID et un logiciel de suivi de fichiers RFID.

HPRT propose une large gamme de matériels RFID adaptés à la mise en place de systèmes de suivi de fichiers RFID. En particulier, notre imprimante d'étiquettes RFID haute performance est spécialisée dans la production d'étiquettes de code à barres RFID UHF de différentes tailles avec une précision allant jusqu'à 600 DPI. Même dans des conditions difficiles telles qu'une humidité élevée, des températures élevées et des environnements poussiéreux, ces imprimantes offrent une sortie stable qui dure de longues périodes d'impression à haute intensité.

En outre, le lecteur RFID portable HPRT rf2 largement utilisé utilise la communication Bluetooth pour se connecter aux PDA, téléphones portables, tablettes, etc., avec une longue distance de lecture et un taux de lecture de groupe élevé. Ce terminal RFID est équipé d'une batterie au lithium de grande capacité 5200mah qui garantit des performances durables et prend en charge plus de 12 heures de fonctionnement normal et 2 heures de balayage continu.

Les produits matériels RFID de HPRT sont largement utilisés pour suivre les documents dans une variété d'industries, y compris la vente au détail, l'habillement, l'entreposage, la logistique, les soins de santé, la finance et la fabrication.

N'hésitez pas à nous contacter pour plus de détails sur nos produits matériels RFID et leurs applications.